Qual o Retorno sobre o Investimento em um software jurídico

Para muitos escritórios de advocacia, investir em um software jurídico como o SAJ ADV não é uma opção, mas um imperativo para a gestão eficiente. A ferramenta já é básica na advocacia, sobretudo no contencioso.

Trial SAJ ADV - Software Jurídico

E está cada vez mais difícil escolher o melhor sistema para o escritório. De fato, tão logo observemos os players, vemos que o mercado caminha firmemente em direção à automação. E com vento em popa. O radar da Associação Brasileira de Lawtechs e Legaltechs (AB2L) indicava, em 2017, sete softwares de gestão de escritórios e departamentos jurídicos entre 51 empresas associadas. Em 2019, esse número é quase seis vezes maior. São, portanto, 40 softwares para gestão de escritórios e departamentos jurídicos disponíveis.

Temos à disposição muitas opções – o que é ótimo! Mas, com isso, aumenta também a necessidade de pesquisar bem como escolher um sistema de gestão para advogados. Desse modo, uma das perguntas fundamentais a se fazer é: qual o retorno de um software jurídico para o escritório? Vejamos por quê.

Os economistas Daron Acemoglu e Pascual Restrepo chamam a atenção para o que conceituaram como tecnologias de automação mais ou menos. Elas seriam, perdoem a expressão, mequetrefes. Em termos mais generosos, dizem os autores: “suficientemente boas para serem adotadas, mas não mais produtivas do que o trabalho que estão substituindo” [1]. Isto é, são tecnologias que prometem eliminar o trabalho braçal e gerar eficiência e produtividade, mas que não o fazem na prática.

Assim, com a constatação da automação meia-boca aliada à necessidade de encontrar os reais benefícios de cada opção do mercado, chegamos à seguinte questão: quais os retornos reais do investimento no SAJ ADV – Software Jurídico para escritórios?

Para responder, conversamos com vários clientes. Todos os resultados você pode acompanhar neste artigo. Então, boa leitura!

Por que um escritório precisa de um software para uma gestão estratégica

Não raro costumamos ouvir, dos próprios advogados, que escritórios de advocacia não têm a cultura de gestão empresarial em seu DNA. É verdade!

Isso, evidentemente, começa numa questão legal. Não precisamos dizer que uma sociedade de advogados é uma organização sui generis. Com efeito, não é empresária, mas simples. Depois, porque, em virtude disso, a gestão do escritório costuma ser pouco técnica e profissional.

No entanto, na prática – verdade seja dita -, o escritório tem as mesmas características e problemas das empresas. De fato, há pessoas, operações, finanças, clientes, investimentos que precisam ser geridos estrategicamente. E o sucesso dessa gestão vai determinar a sustentabilidade e o crescimento do escritório.

Então, mesmo que não sejam sociedades empresariais propriamente ditas, escritórios precisam trabalhar com ferramentas, metodologias e estratégias típicos da gestão empresarial para gerarem valor a seus clientes.

roi do saj adv

Advogados gestores de escritórios sabem disso. Por isso, pediram ao mercado ferramentas que modernizassem a gestão do escritório de advocacia. A resposta veio em forma de plataformas de peticionamento eletrônico, de captura de intimações, de jurimetria, de legal analytics ou de gestão do escritório.

Assim começou o boom de softwares jurídicos sobre o qual falamos no começo do texto. Nesse contexto, surgiu o SAJ ADV, há 4 anos. Portanto, vou falar um pouco sobre ele.

O SAJ ADV Software Jurídico

Inteligência e inovação, simplicidade e desburocratização, entrega de sucesso e crescimento para escritórios de advocacia: foi com esses objetivos em mente que um grupo de advogados especialistas em soluções digitais se reuniu para o projeto de desenvolver o melhor software jurídico do mercado, dentro da Softplan. Desde então, não paramos de crescer e de evoluir. De lá para cá, 20.000 advogados se uniram a nós.  

Como Software as a Service, somos tal qual a plataforma que você usa para ver filmes: basta assinar e começar a aproveitar todos os benefícios, a qualquer hora e lugar. Além disso, o SAJ ADV é hospedado em nuvem. Sequer ocupa espaço físico ou de seus servidores. 

E mesmo assim, ele é capaz de permear toda a rotina do advogado, integrando todas as suas atividades e as do escritório. Isso, porque a gestão do escritório inteiro pode estar dentro do dele. E o melhor: ir com os advogados para qualquer lugar, no aplicativo para celular, dentro do seu bolso.

tecnologia

Então, agora que você já conhece um pouco do SAJ ADV, vou falar um pouco sobre como desenvolvemos a pesquisa sobre o retorno sobre o investimento neste software para gestão jurídica.

Como calculamos o retorno sobre o investimento no SAJ ADV

O que é ROI?

Para começar, vamos dar uma definição tácita de Retorno sobre o Investimento ou, daqui para a frente, ROI.

Então: ROI é um tipo de indicador de desempenho que mensura quanto, do valor financeiro investido em determinado projeto, o investidor ganhou ou perdeu. Isto é, o ROI indica se as ações da organização estão dando lucro e, portanto, se elas valeram a pena.

Seu cálculo é tão simples quanto sua definição:

roi saj adv

Veja que o ROI é um resultado positivo, no caso de lucro, ou negativo, no cado de prejuízo. Isso significa que, mais que uma percepção ou intuição, ele é um dado pautado em fatos.

Assim, esse indicador subsidia a tomada de decisão sobre, por exemplo, se compensa seguir em frente, se é melhor modificar ou até interromper seu investimento. Mas, para o cálculo ser preciso, você precisa de variáveis quantificáveis.

As variáveis que usamos no cálculo do ROI do SAJ ADV

Como disse, o ROI é um valor, não uma percepção. Portanto, para aplicar tal conta para determinar se um sistema para advogados gera retorno, precisamos trabalhar com variáveis de receitas e custos mensuráveis.

Para examinar o ROI do SAJ ADV, determinamos sete variáveis importantes para os advogados sobre as quais gostaríamos de saber o retorno sobre o investimento, em média:

  1. Eficiência em gestão de processos judiciais e de atividades
  2. Gestão de tempo
  3. Gestão de clima organizacional e de equipes
  4. Prejuízos com perdas de prazo
  5. Ocupação de espaço físico
  6. Otimização de recursos e de despesas com materiais
  7. Gestão de atendimentos e de relacionamento.
saj adv sistema de gestão para escritórios

Como levantamos os dados

Para compreender o retorno do investimento do SAJ ADV de maneira rigorosa, selecionamos apenas respostas de escritórios que funcionaram já sem e com um software jurídico, para termos uma visão comparativa de ambas as situações.

Para isso, enviamos um convite de participação voluntária para toda a nossa base. Separamos, entre os escritórios que manifestaram interesse em participar, os que cabiam no requisito em dois grupos. Cada um deles fariam uma das seguintes etapas:

  1. qualitativa;
  2. quantitativa, anônima.

Na primeira etapa, foram 7 escritórios avaliados. Na segunda, 97. Em ambas as etapas, os sete aspectos que elencamos acima foram abordados. Então, vamos aos resultados.

7 resultados do SAJ ADV Software Jurídico para o escritório

1. Eficiência em gestão de processos judiciais e de atividades

O caminho entre uma petição inicial e o trânsito em julgado é tão longo quanto complexo. Se multiplicarmos isso pela quantidade de processos que um advogado, sozinho, acompanha, esse trabalho se torna hercúleo. Por isso, nossa maior preocupação é facilitar a gestão dos processos, tarefas e audiências e acompanhamento de intimações. E, pelo retorno dos entrevistados, estamos conseguindo. Veja só:

roi saj adv em produtividade
roi saj adv em lucratividade

93% dos entrevistados afirmaram que tiveram melhora na produtividade. Esse incremento em produtividade se traduziu em lucratividade para 71% destes entrevistados.

Também perguntamos de quanto foi esse aumento em produtividade e lucratividade. E, em média, a percepção de crescimento médio foi de 46%. Já em lucratividade, os entrevistados perceberam, em média, 30% de lucros a mais no escritório.

produtividade e lucratividade

Esses números de ROI se devem a várias razões. Quanto ao controle de processos, em particular, vou abordar o principal feedback dos clientes.

Primeiro, a facilidade de inserir processos no sistema. Por captura de processos pela OAB do advogado ou, se for inicial, apenas informações essenciais para começar a trabalhar. Para andamentos e intimações, captura e, com ajuda da inteligência artificial, leitura e tomada de todas as providências, distribuição de tarefas e criação de compromisso. Depois, ao entrar no painel principal, com os marcadores e a agenda, é possível se orientar e saber exatamente o que precisa fazer.

Mas não termina nisso. Pois, peças processuais, modelos de documentos e demais arquivos também podem ser criados e anexados facilmente ao processo. Com o propositor de documentos, você gera modelos com dados e blocos de informações variáveis que, ao serem vinculados a tarefas, são preenchidos automaticamente com os dados das partes e do processo já inseridos no sistema.

Ou seja, o advogado faz praticamente todo o seu trabalho no SAJ ADV. A experiência é pensada para a integração.

trial saj adv

2. Gestão do tempo

Quantos advogados têm hora para entrar no escritório, mas não hora para sair? Essa é a realidade do mercado e, provavelmente, a sua. E, quando você trabalha para alimentar o software, e não o contrário, essa rotina fica ainda mais maçante. Por isso, aqui no SAJ ADV, minimizar o tempo que os advogados passam atendendo a requisitos do sistema está diretamente relacionado a várias funcionalidades.

Resultados obtidos na pesquisa quantitativa se mostraram bastante relevantes para um padrão de jornada de trabalho de 40 ou 44 horas semanais. Veja no gráfico:

gestao de tempo com software juridico

Com o SAJ ADV Software Jurídico os entrevistados apontaram uma economia de tempo média de 4,76 horas por colaborador por semana.

Isso é equivalente a 12% de uma jornada de 40 horas por semana. Mensalmente, representa uma economia de 19 horas por colaborador, o equivalente a 2,38 dias em uma jornada de 8 horas. Essa economia por colaborador supera o valor do plano Escritório de Advocacia do SAJ ADV em 2 vezes!

Para alcançar esse resultado, simplificamos. Além de um sistema intuitivo, que não faz com que você fique saltando de aba em aba, mas foque no que interessa, diminuímos ao mínimo os requisitos para a sua ação. Você trabalha com as informações que precisa ter à mão.

A automação proposta pela inteligência artificial também diminui o tempo. Ao ler uma intimação, a IA já sugere a criação de tarefas. Ao criar uma tarefa, a IA já sugere que você crie ou utilize um modelo do propositor de documentos. Enfim, com produtividade, você ganha tempo!

3. Gestão de clima organizacional e de equipes

Agora que você entendeu os motivos de o SAJ ADV Software Jurídico trazer retorno à gestão de processos e de tempo, pense no que isso significa para a equipe. De fato, os números mostram que os reflexos da produtividade de quem trabalha com o SAJ ADV também chegam ao time. Acompanhe no gráfico:

Em relação ao clima organizacional, 83,5% dos entrevistados concordam que houve melhora após a implementação do software jurídico. Já quanto à diminuição de estresse e apreensão, 79,39% concordam que houve redução.

roi saj adv em clima organizacional
roi do saj adv

Também em nosso levantamento, percebemos que isso de deve, sobretudo, ao fato de todos trabalharem na mesma plataforma, o que unifica o modus operandi do escritório.

Para o gestor, isso significa uma visão rápida de tudo o que está acontecendo, fazer a divisão de tarefas com equilíbrio, criar prioridade com marcados, comunicar-se com mais transparência e identificar gaps antes de que eles se tornem problemas maiores. Para os demais membros da banca, significa, além disso, gestão equilibrada de suas atividades, prioridades claras e organização.

trial saj adv

4. Diminuição de prejuízos com perda de prazos

Os prazos judiciais são os verdadeiros vilões do advogado, concorda? E eles não afetam apenas os resultados da banca, mas a credibilidade do escritório. Afinal, quem entregaria sua demanda judicial a um escritório conhecido na praça por perder os prazos?

Por isso, ter um controle efetivo e cumprir os prazos judiciais é básico para o escritório. Só que ninguém combina com o advogado que são 7 ou 8 prazos fatais estourando por dia, não é mesmo?

E vai ficar muito mais arriscado para o escritório se seus advogados os gerirem sem um software jurídico. Já mostramos como um software jurídico ajuda o advogado a cumprir prazos. Agora, nossos entrevistados, mostram em quanto esse sucesso aumentou. Acompanhe a imagem:

Antes da implementação do SAJ ADV, a perda média de prazos por escritório era de 1,5 no período de 1 ano. Elas geravam prejuízos financeiros, em média, de R$ 1 000. Depois da implementação do SAJ ADV, a média caiu para praticamente zero (0,38) ou 74%.

roi saj adv prazos

Junto com queda na perda de prazos, evidentemente, veio também a queda nos prejuízos, que foi de 59% ou para R$ 423. Veja o gráfico:

roi saj adv gestao de prazos

Neste aspecto, a diminuição dos riscos fica evidente após a implementação de um software jurídico.

Com o acompanhamento de intimações no software jurídico, a tomada de providências começa na plataforma. Esse resultado se justifica porque o SAJ ADV substitui a agenda por um calendário eletrônico e um painel de controle. Assim, ao entrar no sistema, o advogado visualiza o que precisa ser feito e em que prazo.

E se ele não estiver no escritório, não tem problema! Com a versão mobile do SAJ ADV, ele faz esse controle de onde quiser.

5. Ocupação de espaço físico

Arquivos e mais arquivos, salas cheias de documentos. Sim, muitos escritórios têm armários abarrotados como seu artigo de decoração. A gestão de documentos jurídicos, para se tornar eficiente, envolve organização, desapego ao acúmulo e processos definidos.

Mas, verdade seja dita, ao apostar em um software jurídico em nuvem, como o SAJ ADV, ela dá um salto. Veja o que nossos clientes disseram:

economia de espaço físico com software juridico

Com o SAJ ADV Software Jurídico, 50% dos entrevistados tiveram economia de espaço físico. 40% destes afirmaram que ela foi no valor de até R$ 2.000.

O módulo de gestão de documentos, no SAJ ADV, é mais do que um acervo de modelos de peças jurídicas – o que por si só já é algo muito bom. Isso, porque você importa documentos do Office 365, edita e salva dentro do próprio processo ou atendimento. Ou seja, dentro da pasta do processo, você tem anexos todos os documentos que coletou ou criou. Mas eles também ficam no seu acervo, para servirem de base para outros.

Salvos na nuvem, enquanto você diminui o uso do espaço, aumenta a segurança de suas informações. Dados sigilosos ficam seguros e acessíveis apenas a quem você quiser.

Portanto, no próximo tópico, vamos ver como ficam as despesas com materiais com o SAJ ADV.

6. Otimização de recursos e de despesas com materiais

A conta de quem costuma imprimir processos, intimações e andamentos, bem como outros documentos para criar um acervo completo e até geri-los, pode ser enorme no fim do mês.

Por isso, nesse quesito, também tivemos economia expressiva. Veja no gráfico:

economia em suprimentos com software jurídico

Só em suprimentos, 58,6% dos entrevistados disse que economizou. Destes, 50% disse que ela diminuiu entre 20% e 60%.

Trocando em miúdos, se hoje você gasta R$ 1.000 com cartuchos para impressora, papel e manutenção, esse valor pode reduzir até R$ 400. Portanto, no fim de um ano o saldo positivo é de R$ 4.800!

Trial - SAJ ADV

7. Gestão de atendimentos e relacionamento

Clientes querem, por via de regra, resultados em tal velocidade que o Judiciário está, não raro, aquém de acompanhar. Por isso, só uma estratégia de relacionamento consistente vai fortalecer a confiança do cliente no escritório. Mas o valor estratégico disso vai além. Porque toca a fidelização de clientes na advocacia e, consequentemente, a possibilidade de indicação. Clientes felizes alimentam um círculo virtuoso de geração de novos clientes, sendo um fator relevante em prospecção do escritório de advocacia.

Entretanto, para que isso aconteça, não basta apenas fazer reuniões. Você precisa responder rapidamente e mostrar suas ações para seus clientes. E nesse quesito, nossos resultados mostram que o retorno do software jurídico é valioso. Veja só:

satisfação dos clientes com software jurídico

Em relação à satisfação dos clientes, para 72% dos escritórios de advocacia entrevistados existe melhora após a implementação do SAJ ADV Software Jurídico.

Ao serem questionados se o tempo de resposta ao cliente foi diminuído com o uso de um software de gestão em escritórios de advocacia, 69% dos escritórios responderam positivamente.

Isso, porque o SAJ ADV Software Jurídico entrega, para o escritório de advocacia, um modelo de gestão de atendimentos. Na aba atendimentos, os advogados registram todo o histórico, acessível ao advogado com um clique. Mais: com outros poucos cliques, na Área do Cliente o escritório cria um acesso para seu cliente e compartilha com ele informações sobre processos e atendimentos. Isso, portanto, impactou na qualidade da comunicação.

A percepção de quem respondeu positivamente à pergunta é de que a satisfação do cliente foi melhorada em 58%. Fica evidenciada, portanto, a melhoria competitiva do escritório de advocacia proporcionada pelo software como estratégia de marketing e relacionamento, visando a satisfação do cliente.

roi saj adv infográfico

SAJ ADV: o melhor software jurídico para gerir o escritório

Pronto! Por fim, tivemos retorno positivo no investimento no SAJ ADV nos sete quesitos pesquisados. Para nós, a confirmação mostra que estamos acertando muito na hora de gerar valor para nossos clientes. Com tais números de retorno sobre o investimento, fica fácil entender por que o SAJ ADV é o melhor software jurídico.

E assim, você tem a garantia de que seu software jurídico se paga! E, para você mesmo ver isso acontecer, deixo para você que chegou até aqui, mais uma sugestão: você também pode ter esses resultados!

Então, faça o teste do SAJ ADV. Depois, fale conosco!

software jurídico dá retorno

Referências

[1] ACEMOGLU, D; RESTREPO, P. The Wrong Kind of AI? Artificial and the Future of Labor Demand. Disponível em: https://economics.mit.edu/files/16819. Acessado em 8 out 2019.

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