Software jurídico: tudo o que você precisa saber para escolher o melhor

A advocacia é uma das mais antigas profissões da humanidade. É, talvez, esse aspecto peculiar que faz dela uma atividade envolta em tradição e formalidades – que, não raro, é marcada pelo excesso. Isso, claro, traz reflexos para a rotina, especialmente em razão do hábito dos advogados em executar os processos do dia a dia da mesma maneira como já faziam seus ancestrais. Software jurídico, tão comum hoje, por exemplo, não tinha nem indícios de fazer parte do vocabulário jurídico.

Mudar essa rotina pode ser difícil. Muitas vezes, doloroso. Afinal, como abrir mão de uma forma de trabalho que sempre deu certo para arriscar em outra que é novidade?

É preciso, no entanto, estar atento aos rumos que o Direito está tomando. Há alguns anos, quando teve início a implantação do processo eletrônico, em substituição ao processo físico, a profissão demonstrou que aberta a novas tendências e possibilidades de inovação.

Nos escritórios de advocacia, isso pode ser sentido por meio do uso dos softwares jurídicos que ajudam na gestão do escritório. Ficou muito difícil para os advogados, por exemplo, concorrer com uma tarefa manual, quando os recursos passaram a ser automatizados. E a realidade mostra isso.

No fim de 2018, a pesquisa Tecnologia, profissões e ensino jurídico, feita pelo Centro de Ensino e Pesquisa e Inovação (CEPI) da escola de Direito da Fundação Getúlio Vargas (FGV), de São Paulo, apontou que nove a cada dez escritórios consideram importante o uso do software. Segundo o levantamento, 77% dos escritórios já utilizam sistemas de gestão. Além disso, a maioria dos entrevistados considerou que tais sistemas se tratam de ferramentas básicas de organização.

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Como se pode ver, não há mais espaço para a resistência. O Direito está no centro dessa revolução.

E a mudança já começou.

Como escolher o melhor software jurídico

O seu escritório de advocacia vem passando por transformações. E é possível perceber isso nas sutilezas do dia a dia.

O número de processos aumentou consideravelmente. Então, para o controle de prazos e processos, você possui uma planilha jurídica específica.

A equipe, em consequência, cresceu também. Uma outra planilha, diferente, dá conta dessa tarefa, portanto.

Os clientes, de repente, também passaram a estar mais presentes do que antes. Agora, eles não agendam mais horário para consultas para informações sobre o andamento do processo. No lugar disso, existe o e-mail. E o WhatsApp. E até o messenger do Facebook. Essa, no caso, é a planilha nº 3: a de controle dos clientes.

Em meio a todas esse aumento de demandas, o financeiro do escritório está uma bagunça. E mesmo que não esteja uma bagunça, certamente poderia estar melhor. Você tem uma quarta planilha para fazer o controle das finanças e provisionar honorários, mas, como já percebeu, ela não está se sustentando.

A essa correria somam-se ainda os prazos, as reuniões, as tarefas recorrentes do dia a dia e também o estudo jurídico do caso. Não raro, você se vê trabalhando fora do horário comercial para conseguir finalizar todas as atividades da semana.

Esse cenário lhe é familiar?

Isso pode ser um indício de que a gestão do escritório está precisando evoluir para outro patamar.

Veja, então, 16 sinais de que o seu escritório está precisando de um software jurídico para fazer uma gestão melhor. E entenda o que é necessário na escolha do melhor software para advogados.

16 sinais de que seu escritório precisa de um software jurídico

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1. Estou sem tempo para me dedicar às questões jurídicas do caso concreto

Quem faz, sabe: a gestão de um escritório de advocacia costuma demandar bastante tempo do advogado. Foi para otimizar esse trabalho que os principais softwares jurídicos do país foram criados.

O SAJ ADV, por exemplo, substitui a figura do advogado nas questões de gestão do escritório. Funções como calendário, tarefas a cumprir e atividades recentes realizadas no sistema servem como ferramenta para o controle de prazos e para a administração de compromissos. As notificações do software jurídico também são muito úteis para que o advogado não perca datas ou deadlines.

Isso, claro, libera o profissional para se dedicar a atividades que realmente importam, com mais tempo e menos preocupações relacionadas a prazos e tarefas. Afinal, a partir do momento em que os processos e as OABs são cadastrados, o sistema faz praticamente tudo sozinho.

2. Gasto muito tempo com atividades mecânicas e repetitivas

Um software jurídico serve exatamente para dar fim a essas questões burocráticas que tomam muito tempo. Um sistema como o SAJ ADV, por exemplo, assume para si essa responsabilidade e toma a dianteira na gestão de:

  • prazos;
  • processos;
  • tarefas;
  • intimações;
  • clientela;
  • finanças; e
  • elaboração de relatórios.

Além disso, para localizar qualquer dado cadastrado no sistema, o SAJ ADV permite que qualquer deles seja pesquisado, localizado e acessado facilmente por meio da busca global. E isso envolve informações relacionadas a qualquer recurso, desde pessoas até processos e atendimentos.

3. Perdi prazo

O medo do risco de perder prazos é minimizado com o uso de um software jurídico. O SAJ ADV, por exemplo, oferece uma ferramenta de notificações que faz o alerta por e-mail sobre todas as novidades importantes que o advogado precisa se atentar a respeito do processo. E isso inclui a movimentação processual, o deadline de tarefas e, claro, os prazos que estão se aproximando.

Com isso, o advogado não só controla todos os prazos que têm pela frente, como também consegue ter uma visão global de todos os seus compromissos do dia, da semana e do mês. E consegue, então, até 74% mais garantia em prazos processos. É o fim, portanto, dos erros cometidos por esquecimento.

4. Não confio na forma como fazemos o monitoramento dos processos nos tribunais

Fazer o acompanhamento manual de todos os processos do escritório é trabalhoso e também arriscado. Afinal, é muito fácil que algo importante acabe passando despercebido. Isso torna o uso do software jurídico ainda mais indispensável para o escritório.

O SAJ ADV, por exemplo, utiliza a inteligência artificial, um recurso extremamente seguro, para fazer esse monitoramento. Funciona assim: periodicamente, o sistema varre os sites de todos os tribunais do país buscando atualização e novidades a respeito dos processos relacionados à OAB que está cadastrada em seus registros. Sempre que encontrar movimentação, o software emite um alerta para o e-mail do advogado. Além do alerta, no entanto, ele também sugere as próximas atividades a serem feitas na sequência daquela movimentação.

A advogada Schéroon Medeiros não tinha segurança nas ferramentas que faziam o monitoramento dos seus processos. Mas, ao substituir o sistema por outro, esse receio deixou de existir. Ao fazer isso, ela aprendeu a confiar toda a sua rotina ao uso de um software jurídico.

Veja o que ela diz sobre esse processo:

5. Perco muito tempo enviando e-mails com pedidos e orientações para a equipe e preciso organizar tudo num lugar só

Delegar tarefas precisa ser um processo organizado. Justamente por isso, o SAJ ADV facilita a comunicação interna do escritório e permite que a equipe atue de forma integrada, cumprindo a agenda com menor chance de falhas.

Isso pode ser feito por meio de uma funcionalidade que se assemelha bastante à lógica das redes sociais: o advogado conversa com outros membros do escritório por meio da própria ferramenta, facilitando a interação e a execução da atividade.

Além disso, cada vez que é mercado em um comentário, o destinatário é notificado pelo sistema, da mesma forma que acontece nas redes sociais.

Para acompanhar o processo, ele pode visualizar a distribuição e o status de cada tarefa por meio de um painel em modelo Kanban. É como se o software se dividisse em um grande quadro, dividido nas colunas “minhas tarefas”, “tarefas que deleguei” e “tarefas da semana”.

Isto facilita, por exemplo, a implementação de um escritório digital, em que a comunicação e delegação de tarefas são funções essenciais.

6. Não sei o que a minha equipe está fazendo

Com a gestão de tarefas estruturada em modelo Kanban, disponibilizada pelo SAJ ADV, o advogado consegue criar marcadores e checklist a cada colaborador.

A ferramenta também permite que o profissional tenha uma visão global de todas as tarefas do escritório, as que são pessoais e as que foram delegadas a cada pessoa da equipe. Além da tarefa, o advogado também consegue visualizar os prazos divididos a cada uma. E assim, pode fazer uma gestão de equipe mais eficaz.

7. Estou com muitos processos em andamento e ando um pouco perdido

O SAJ ADV disponibiliza ao advogado uma estrutura de workflow, ou fluxo de trabalho. Isso nada mais é do que uma funcionalidade ligada à automação dos serviços jurídicos. Por meio dela é possível reunir todas as informações e etapas relacionadas à execução do trabalho, seja aquele que vai ser exercido individualmente, seja aquele que é delegado a outras pessoas da equipe.

Além disso, todo esse conjunto de tarefas pode ser visualizado por meio de um canal específico para tal, facilitando a gestão.

8. Não sei como fazer o controle dos meus processos de uma forma mais simples

O módulo de processos do SAJ ADV consegue controlar a movimentação, os prazos e os pedidos vinculados ao escritório. Além disso, oferece uma visão geral dos processos que podem ser selecionados e relacionados conforme a necessidade do usuário.

O sistema também permite a busca facilitada por informações emergenciais nos processos. E se for preciso cadastrar novos processos, partes vinculadas e documentos relacionados, o advogado consegue fazê-lo a qualquer momento.

9. Perdi documentos importantes

O software jurídico é a ferramenta perfeita para evitar riscos de perda, roubo e extravio de documentos e contratos importantes. Isso porque incentiva a digitalização desses papéis e os guarda com segurança, sem a necessidade de acumular pastas e pastas pelo escritório.

Além disso, o software jurídico organiza tais documentos, centralizando todos em um só local e relacionando-os com os processos dos quais fazem parte.

10. Preciso dar mais atenção para o meu cliente

Oferecer um atendimento personalizado é o primeiro passo para fidelizar um cliente e conquistar boas indicações no mercado. Portanto, não é algo a se deixar para depois.

Um software para advogados como o SAJ ADV permite criar um modelo de atendimento próprio, por exemplo. Por meio do sistema, o advogado pode registrar todas as peculiaridades do caso, como, por exemplo, o problema trazido pelo cliente, assuntos tratados em reunião, ligações e envio de documentos. Esse registro é realizado em tempo real durante a entrevista com o cliente, de forma que não há perda de informações ou anotações em papel.

Além disso, o software jurídico permite que o atendimento seja vinculado a um advogado ou grupo de trabalho.

Essa funcionalidade permite que o advogado acompanhe todos os dados relevantes sobre o ciclo de vida do cliente. Isso reflete na realização de ações que buscam a fidelização e a melhoria contínua do atendimento.

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11. Perdi reuniões sem um software jurídico

As agendas de papel e os aplicativos não suprem mais a necessidade dos escritórios. Com um software jurídico, como o SAJ ADV, é possível promover a integração entre diferentes calendários e centralizar todas as informações em um só lugar. Além disso, o sistema também é capaz de emitir alertas e lembretes para que o advogado não esqueça de nenhum compromisso importante.

Outra vantagem é que, por meio da tecnologia em nuvem que hospeda o SAJ ADV, o advogado pode checar suas tarefas de qualquer lugar usando seu smartphone ou tablet.

12. Precisei de informações do processo antes de entrar na audiência e não consegui

Por ser um software hospedado na nuvem, o SAJ ADV oferece o recurso da mobilidade. Isso significa que, por meio de um smartphone ou tablet e um sinal de internet, o advogado pode se conectar ao andamento de processos, dados dos clientes e demais informações relevantes de qualquer lugar. E como se trata de um software responsivo, ele se adapta bem aos modelos móveis.

Assim, quando estiver no Fórum prestes a entrar em uma audiência, ou a caminho de uma reunião com o cliente, o advogado pode facilmente consultar qualquer dado do processo, já que o processo está na sua mão. Portanto, não há mais correria nem preocupação por algo que foi esquecido. O advogado pode se concentrar totalmente naquilo que está pronto para executar.

13. As finanças do meu escritório precisam de uma atenção melhor

Um software jurídico reduz o tempo que o advogado gasta com o acompanhamento das finanças pois gerencia os resultados, as movimentações bancárias e transações financeiras. E auxilia, portanto, na análise de indicadores do escritório de advocacia.

O módulo financeiro do SAJ ADV, por exemplo, permite o cadastro de receitas, despesas e itens que compõem o resultado do escritório. Também envia faturas para os clientes, possibilita a identificação do centro de custo e a forma de pagamento e emite extrato do saldo bancário.

Além disso, gera relatórios, ajuda a criar um fluxo de caixa e ainda elabora uma lista com os melhores clientes e inadimplentes.

14. Perco muito tempo procurando as informações essenciais de cada cliente

Um software jurídico como o SAJ ADV reúne todos os dados básicos de cada cliente em um canal específico para tal: nome completo, telefone, endereço, e-mail, profissão. Ou seja, tudo que for necessário para fazer o cabeçalho de uma peça processual, por exemplo. E se for necessário incluir mais informações básicas, o advogado também pode fazê-las.

O mesmo acontece com anotações gerais que o advogado quiser fazer: o problema do cliente, os assuntos tratados em reunião, as ligações e o envio de documentos.

15. Tem muito papel acumulado no meu escritório

Como já mencionado, o uso de um software jurídico dá fim aos papéis e pastas que ainda insistem em permanecer no escritório, mesmo após a implantação do processo eletrônico. Em geral, o que ainda resta nos escritórios são documentos pessoais do cliente, contratos importantes e registros de provas que foram anexadas aos processos.

Portanto, em vez de guardar tudo isso de maneira física, por quê não digitá-los e armazená-los em um único local? A tecnologia em nuvem, onde o sistema do SAJ ADV opera, é extremamente segura para guardar tais documentos. Objetiva, dessa maneira, a segurança da informação e dos documentos dos usuários. Além disso, diferente do que acontece com os papéis físicos, o risco de perda é praticamente zero.

Em pesquisa realizada pelo SAJ ADV em 2019 sobre o retorno do investimento em um software para advogados, 58,6% dos entrevistados economizaram com suprimentos, e 47,5% economizaram em espaço físico.

16. Vivo com medo de não receber uma intimação importante

Fazer o controle de publicações de forma mecânica, por meio de buscas nos sites dos Tribunais e Diários Oficiais, é coisa do passado. Perde-se muito tempo com isso e, mesmo assim, a busca não é eficiente.

Com um software jurídico, como o SAJ ADV, o advogado pode usufruir da captura processual. Dessa maneira, pode cadastrar todos os seus processos e receber de forma automatizada todas as intimações das ações que estão sob sua responsabilidade. Isso é possível porque a inteligência artificial que está por trás do funcionamento do SAJ ADV consegue identificar, automaticamente, cada demanda por meio do número da OAB vinculado a ela.

Esse era o principal medo que a advogada Schéroon Medeiros tinha. Ao longo de oito anos, ela não se sentia segura com o software jurídico que havia adquirido para o escritório e, para garantir o acesso sem riscos a todas as intimações, ela investia paralelamente também em outras duas ferramentas de captura de intimações. Quando trocou o sistema, esse medo foi se diluindo aos poucos.

Veja o que ela diz:

10 mitos que te contam sobre software jurídico

A revolução tecnológica do mundo globalizado já engoliu a rotina jurídica. Então, não adianta ser resistente às mudanças que estão por vir: elas já estão acontecendo. O processo eletrônico já se consolidou. Os softwares jurídicos já estão ajudando muitos escritórios a crescer. As petições iniciais já se adequa, sozinhas, e automaticamente, aos padrões e requisitos dos sistemas de cada tribunal. E há quem já consiga fazer uma previsão completa do que vai acontecer em uma ação judicial que nem foi protocolada ainda, com a probabilidade das chances de vitória e da realização de um acordo, por exemplo.

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Então, se você ainda tem dúvidas se vale mesmo a pena investir em um software jurídico, o primeiro passo para ajudar na decisão é deixar de lado os medos que você tem em relação à informatização.

Veja, abaixo, os 10 principais mitos que circundam o uso de software jurídico e aprenda a desmistificá-los.

1. São difíceis e complicados de usar

Esqueça essa máxima. Os softwares jurídicos não são difíceis de usar e têm um motivo bem simples para isso: a tecnologia só existe porque consegue facilitar a vida do usuário; se não for assim, portanto, ela não vinga. E não é diferente com esse tipo de sistema.

As empresas que desenvolvem os softwares jurídicos sabem, por exemplo, que os advogados só irão investir nesse tipo de sistema se eles forem mais fáceis de manusear do que a ferramenta que vinha sendo usada até então – no caso, as planilhas, em geral.

Então, a complexidade do software e a dificuldade de uso não passam de um medo de quem é resistente à mudança e à tecnologia.

O que pode acontecer, em um primeiro momento, é o estranhamento ao uso. Afinal, trata-se de uma ferramenta que você nunca viu, nem usou antes.Isso, no entanto, é natural e se dissolve com o tempo.

O SAJ ADV, por exemplo, ajuda a enfrentar esse processo por meio de uma consultoria que ajudará a implementar o software no dia a dia do escritório. Esse processo de implementação é dividido em duas partes.

A primeira inclui uma call de alinhamento, quando a equipe entra em contato com o usuário por telefone para conhecer os objetivos dele com o sistema.

A segunda envolve três reuniões que servem como uma espécie de treinamento para o uso do sistema. Essas reuniões, com uma hora de duração cada, são feitas de acordo com os objetivos traçados anteriormente.

Mas é importante dizer que esse tempo que é despendido para o treinamento de implementação não irá exceder o tempo que o usuário passa a economizar na rotina com o uso do sistema. Bem pelo contrário.

2. Corre-se o risco de perder os dados do processo

A segurança digital não é frágil, como se pensa. Há mais garantia nela do que em arquivos físicos ou salvos em servidores internos, que são fáceis de serem extraviados, roubados e perdidos.

O SAJ ADV, por exemplo, armazena na nuvem todas as informações que são cadastradas em seu sistema. E a nuvem, para quem não sabe, baseia-se em criptografia para proteger os dados dos usuários, o que torna praticamente impossível um arquivo se perder. Ou seja: a tecnologia usada na nuvem permite que um mesmo arquivo seja dividido em várias partes e armazenado em diversos servidores diferentes. Então, mesmo que isso venha acontecer, é possível que os dados sejam recuperados por meio do backup automático do fornecedor do serviço.

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3. Um software jurídico é caro

Há quem acredite que o software jurídico é uma ferramenta cara justamente por envolver soluções tecnológicas com variadas funcionalidades concentradas em um só lugar. Mas isso não é verdade.

Investir em um software jurídico é mais em conta, por exemplo, do que adquirir ferramentas separadas que disponibilizam, cada qual, as mesmas funções que ele oferece sozinho. É o que muitos profissionais fazem, por exemplo, ao adquirir calendário, gerenciamento de documentos e CRM para advogados (Costumer Relationship Manager). No entanto, é preciso considerar que nem sempre essas funções, por terem origem em programas diferentes, serão compatíveis entre si. E isso será perceptível, na prática, na elaboração de relatórios, especialmente: será difícil e demorado, por exemplo, integrar os dados necessários para as informações que se precisa.

Além disso, mesmo que funcionem por certo tempo, dificilmente vão conseguir acompanhar o crescimento e o desenvolvimento do escritório. A economia de tempo que se busca com a sua utilização, portanto, não acaba sendo alcançada.

4. Software jurídico é mais útil em escritórios grandes e com muitos processos

Muita gente não sabe, mas os softwares jurídicos são desenvolvidos de acordo com o tamanho do escritório a que se destina. Isso porque a rotina de um escritório de pequeno ou médio porte é diferente daqueles de grande porte, o que exige funções também diferentes de gestão e organização.

Para um pequeno escritório, por exemplo, pode ser mais importante focar na gestão de tarefas, prazos e audiências do que em relatórios super personalizados, que costumam ser uma necessidade dos escritórios um pouco maiores. E as empresas que desenvolvem os softwares jurídicos sabem disso. Então, à medida em que o escritório cresce, o advogado pode ir adequando o sistema a oferecer outros tipos de funções que passam a ser mais interessantes.

O SAJ ADV, por exemplo, é voltado para pequenos e médios escritórios, o que inclui também advogados autônomos. Com esse direcionamento, o software consegue atender de maneira muito mais exata e efetiva as demandas e necessidades desse tipo de usuário.

5. Perde-se muito tempo para atualizar as informações dos processos no software jurídico

Uma questão importante: os softwares jurídicos são soluções tecnológicas criadas para otimizar o tempo dedicado à gestão do escritório. Essa é a proposta. Portanto, a ideia de que se perde muito tempo para atualizar as informações é totalmente inverídica. Na verdade, o que acontece é o oposto.

A partir do momento que se cadastra um processo no sistema, ele próprio fará todo o resto sozinho: identificará as intimações, alertará o usuário, fará a leitura de cada uma delas e entregará o texto com um destaque especial nos trechos mais importantes.

Além disso, o sistema também notifica a respeito de alguma movimentação no processo e a proximidade de prazos e de tarefas importantes, como audiências e reuniões com clientes, por exemplo. E não para por aí: um software como o SAJ ADV, que está baseado em inteligência artificial, consegue sugerir para o advogado as próximas atividades a serem feitas. Após uma sentença, por exemplo, o sistema sugere os tipos de recursos e ações que podem ser feitas a seguir pelo advogado.

O único trabalho que o usuário tem, portanto, é o de cadastrar o processo e as tarefas, o que seria feito de qualquer forma em qualquer outra ferramenta. A diferença é que, a partir daí, o advogado não terá que despender grandes períodos de tempos para se dedicar a questões burocráticas, como pesquisar sobre intimações e revisar periodicamente o andamento de seus prazos e da movimentação de cada processo.

Todas essas tarefas automáticas são feitas por meio da inteligência artificial. O SAJ ADV, por exemplo, conta com robôs que possuem integração com os tribunais do país, fazendo a varredura frequente dos sistemas de todos esses órgãos. É assim que ele consegue identificar as atualizações decorridas em cada processo, alertando o usuário, por exemplo.

6. Software jurídico é uma ferramenta supérflua

Utilizar um software jurídico em seu escritório não é um artigo de luxo, nem um investimento desnecessário. Esqueça essa ideia.

Hoje, investir em uma ferramenta de automação se tornou uma necessidade dos escritórios para enfrentar a revolução digital que tomou conta do mundo.

Afinal, um software jurídico consegue fazer praticamente tudo o que um advogado já faz, mas de forma manual. Isso, claro, agiliza sua rotina e economiza o tempo do profissional que seria gasto com atividades burocráticas.

E, você sabe, o advento da internet não perdoa quem perde tempo com esse tipo de atividade não intelectual.

7. Não compensa o investimento feito

Pense bem: só o fato de um software jurídico economizar o tempo do advogado na gestão e nas questões burocráticas da rotina do seu escritório já não seria uma forma de fazer valer o investimento dado?

Afinal, essa economia de tempo consegue levar o advogado a obter inúmeras vantagens:

  • maior produtividade,
  • maior aproximação da equipe.
  • uma rotina mais segura devido à organização das tarefas
  • mais tempo para fazer aquilo a que realmente se propõe: advogar.

Isso, claro, melhora a competitividade do negócio e transforma a maneira como o escritório opera no dia a dia. Mas, se, mesmo assim, você ainda tem dúvidas sobre a validade do investimento feito, experimente ficar sem as funcionalidades típicas do software por um tempo, por exemplo. Com certeza, você vai sentir a pele a falta que ele fará.

8. Exigem manutenção periódica e ela é demorada, atrasando a rotina

Uma lição muito importante sobre softwares jurídicos: o sistema nunca para de funcionar. A manutenção de um sistema como o SAJ ADV ocorre a todo momento e o advogado nem percebe. Afinal, os arquivos salvos estão na nuvem e, portanto, muito acima do que aquilo que ele consegue ver.

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9. Precisam de uma pessoa específica só para manuseá-lo

Esse é o pensamento de quem ainda tem uma mente atrelada às atividades manuais do escritório. É preciso se desapegar dela.

Imagine, por exemplo, o caso do SAJ ADV. Se o software é uma solução tecnológica que opera na nuvem justamente para liberar o advogado de estar sempre dependente de um único desktop, é claro que ele também não vai concentrar todas as responsabilidades e tarefas na mão de uma única pessoa. Além disso, também não vai dificultar seu uso a ponto de fazer uma única pessoa se especializar no seu manuseio.

Qualquer pessoa pode acessar o software, de qualquer lugar, e checar ou atualizar as informações dos processos. Basta apenas estar com a OAB cadastrada para tanto. Ademais, a ferramenta é simples e intuitiva, o que permite a qualquer pessoa manuseá-la sem maiores dificuldades em poucos dias.

10. Não são indicados a jovens advogados, pois ainda estão começando na carreira

Na verdade, é bem pelo contrário. Se o advogado já organiza a rotina de forma profissional desde o início, já começa a carreira com o pé direito e com chances de ampliar rapidamente sua cartela de clientes.

Além disso, a insegurança natural que acompanha o profissional em início de carreira é amenizada com a ajuda de um software jurídico. Afinal, o advogado não precisa se preocupar, nem perder tempo com questões burocráticas. Ele usa esse tempo para focar naquilo que realmente interessa.

Um software jurídico como o SAJ ADV, por exemplo, incentiva o jovem advogado a seguir exatamente essa tendência inovadora desde o início. Para isso, disponibiliza gratuitamente o uso ao sistema para todos aqueles profissionais que possuem até 50 processos na carteira.

Tudo isso para derrubar a ideia de que os softwares jurídicos não são indicados para jovens advogados. São sim. São tão indicado a eles como a qualquer outro profissional com mais tempo de carreira.

6 situações que você não pode deixar acontecer para perceber que precisa de um software jurídico

Um vírus no computador. Um documento esquecido em um lugar qualquer. O descuido de um segundo e, pronto: o processo está debaixo das poças escuras de um café.

Ninguém está livre de situações assim. Simples, que acontecem toda hora, mas que podem fazer um estrago imensurável.

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Então, veja 6 situações que você consegue evitar com o uso de um software jurídico. E não espere esses problemas acontecerem para automatizar seu escritório.

1. Deparar-se com um vírus no computador

Essa é própria daqueles que ainda concentram todas as informações de um processo em um único computador. Não façam mais isso. Um vírus pode afetar diretamente os arquivos salvos em um computador e você, como advogado, sabe: a profissão lida com assuntos delicados de cada cliente e seria inadmissível perder provas e informações.

Além disso, os vírus podem tirar o computador de circulação por um determinado tempo, enquanto estiver no conserto. E a rotina atribulada de um advogado não pode se dar a esse luxo, não é?

Porque um software não traria problemas

Um software como o SAJ ADV opera na nuvem. Isso significa que todos os dados e informações cadastrados no sistema são armazenados em uma tecnologia extremamente segura que está baseada em criptografia. Em outra palavras: o arquivo é dividido em várias partes e armazenado em diversos servidores diferentes. Então, mesmo que venha a se perder, é possível que seja recuperado por meio do backup automático do fornecedor do serviço.

2. Perder documentos

O acúmulo de documentos e de pastas no escritório só serve para ocupar espaço. E correr o risco de sumir alguma coisa. Extraviada, roubada ou perdida.

Ainda hoje, as pessoas têm a falsa sensação de que guardar documentos físicos é mais seguro do que salvá-los na nuvem da internet. Não é. E quando o primeiro papel importante sumir, você vai entender isso.

E na advocacia paga-se um preço muito alto por qualquer documento ou prova importante que desapareceu.

Porque um software não traria problemas

Para substituir o documento físico, o melhor a ser feito é digitalizá-lo. E o software jurídico centraliza todos os documentos, papéis, dados e informações em um só lugar, de forma organizada e relacionada com aquilo que interessa.

3. Derrubar café em cima de papéis e documentos importantes

Os papéis estão na sua mesa, só esperando que você os assine. Ou termine de falar ao telefone. Ou encerre a reunião com o cliente, por exemplo. Seja lá o que for, uma fração de segundos e um descuido são suficientes para derrubar café por cima, amassá-lo ou rasgá-lo. Pode acontecer. E acontece.

Então, para quê dar sorte ao azar?

software jurídico

Porque um software não traria problemas

Manter todos os documentos digitalizados na rede e centralizados em um só local não só previne acidentes assim, como também economiza espaço dentro do escritório.

4. Deixar para focar na organização do escritório só depois de conquistar o cliente

Não dá para focar em uma coisa e depois na outra. As duas são simultâneas. Enquanto você trabalha na prospecção de clientes, ou negocia a prestação de serviços com alguém, o mundo continua girando. Processos em andamento são atualizados. Prazos expiram. Sentenças e acórdãos são proferidos. Reuniões são marcadas.

Ou seja: a organização do escritório precisa estar em dia para suprir as necessidades tanto daquilo que já é uma realidade como daquilo que ainda está em prospecção.

Portanto, não deixe para organizar quando as coisas já estiverem uma bola de neve.

Porque um software não traria problemas

Um software jurídico como o SAJ ADV dá conta sozinho da organização do escritório. Ele alerta o usuário sempre que um processo é atualizado e quando algum prazo está prestes a expirar. Portanto, ele não esquece das outras responsabilidades enquanto uma tarefa importante é realizada.

5. Precisar acessar de outro lugar um arquivo que está em um único computador

Você está prestes a entrar em uma audiência quando se dá conta que esqueceu de checar uma informação importante do processo. Ou, então, está a caminho de uma reunião com o cliente e precisa confirmar um dado simples, mas importante, como o endereço onde precisa ir. Mas todos esses dados estão centralizados no seu desktop principal, no escritório.

Em pleno século XXI e com a internet revolucionando as formas de trabalho, como resolver? O que levaria segundos, por exemplo, vai causar preocupação, nervosismo e demorar o dobro do tempo para ser solucionado. Depender de um único desktop para trabalhar é praticamente inadmissível hoje.

Porque um software não traria problemas

Como já dissemos, um software como o SAJ ADV opera na nuvem e, portanto, pode ser acessado de qualquer lugar, a qualquer momento, tal qual acontece com os emails do Google ou o Drive, por exemplo.

6. Perceber que os dados de determinado processo estão divididos em dois computadores ou mais

Quando o cliente esteve no seu escritório, você registrou as informações iniciais do caso no computador da sua sala. Aproveitou para escrever ali a petição inicial. No entanto, quando o cliente apareceu para levar alguns documentos e algumas provas, a secretária não estava no escritório e, para agilizar, você os digitalizou no computador da recepção. Como tinha uma reunião em seguida, deixou para transferi-los para o seu computador amanhã.

Foi no suficiente para começar a bagunça.

Por que um software não traria problemas

Um software como o SAJ ADV, por exemplo, pode ser acessado de qualquer computador e até mesmo do celular. Portanto, não importa onde você esteja é possível manter as informações de cada processo centralizadas em um único local. Mesmo que o acesso seja feito de locais diferentes.

Software jurídico x planilhas: compare o uso de cada um em quatro situações específicas da rotina

O que é melhor para administrar um escritório de advocacia: as tradicionais planilhas jurídicas ou um software jurídico?

Se você está passando por uma dúvida assim, veja o comparativo entre o uso de ambas as ferramentas em quatro situações específicas da rotina.

Diferente das planilhas, um bom software jurídico centraliza em um só lugar todas as informações que você precisa: dados do cliente, processos, andamento das tarefas do escritório e agenda. Além disso, as tarefas e seus prazos são disponibilizadas em um dashboard, no qual você pode acompanhar quem está fazendo o quê.

Gestão de clientes, da equipe, documentos, controle de atividades e prazos, e produção de peças jurídicas. Tudo isso é facilitado pelo melhor software jurídico.

Ainda está em dúvida se vale a pena? Anote quanto cada uma dessas tarefas isoladas custam ao escritório e compare com o valor a ser investido em um software jurídico. Assim, você consegue ter certeza se realmente vale a contratação.

1. Inserção de informações

Planilhas

São como uma folha em branco: você precisa definir quais são as informações necessárias para a administração do escritório e como elas vão estar organizadas. Ou seja: o advogado precisa criar seus próprios modelos de registro, um trabalho adicional que geralmente só se aprimora com o tempo.

Software jurídico

Já está preparado para receber as informações. Além disso, traz modelos otimizados para garantir a organização. Resta ao advogado, portanto, apenas o trabalho de inseri-las.  

2. Proteção e segurança das informações dos clientes

Planilha

O nível de segurança é limitado. Elas podem ser facilmente acessadas por pessoas com má intenção e um pouco de conhecimento de informática.

Software jurídico

Oferece proteções mais sofisticadas, com senhas para login e limite de acesso de cada usuário às informações registradas. Assim, cada um só pode ver aquilo que é liberado pelo administrador.

3. Centralização do controle

Planilha

É preciso várias delas para administrar o escritório. Cada qual voltada a diferentes assuntos: controle financeiro, controle de atendimento aos clientes, controle dos processos judiciais, e assim por diante.

Além disso, nem todas as necessidades do advogado serão supridas com uma planilha. É o caso, por exemplo, da agenda de tarefas e compromissos. O profissional, então, terá que procurar outro tipo de ferramenta para tal.

Software jurídico

Centraliza o controle de todos os assuntos em um mesmo lugar. Isso garante maior praticidade para o escritório e facilita a comunicação com os clientes. Não há risco, por exemplo, do advogado deixar passar informações importantes que estão espalhadas em diferentes lugares.

Além disso, o sistema pode trazer funcionalidades extremamente variadas, que vão muito além do mero registro de informações. É o caso da agenda integrada para que você nunca perca datas importantes, ou modelos de peças processuais e documentações, por exemplo.

4. Geração de relatórios

Planilha jurídica

É preciso ter conhecimentos básicos sobre o manuseio do programa e das planilhas jurídicas. É o que acontece com a necessidade de criar funções ou formatar gráficos, por exemplo.

Software Jurídico

Não exige nenhum conhecimento prévio específico. Afinal, graças à interface intuitiva e amigável, qualquer um pode gerar relatórios personalizados com apenas alguns cliques. O sistema, portanto, faz sozinho todo o trabalho de relacionar dados, além das demais funções essenciais aos advogados.

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